Plannen en productiviteit à la Maria


Persoonlijke ontwikkeling / zondag, april 9th, 2017

Werkzaamheden uitstellen, extra lang bezig zijn met taken, steeds afgeleid worden, niet weten waar ik moet beginnen, waar ik naartoe wil werken en eigenlijk nooit iets gedaan krijgen. Tot tien minuten ná de deadline, dat dan weer wel. Dat ben ik zonder mijn notitieboeken. Zonder mijn lijstjes, aantekeningen, planner en agenda.

Journals’ zijn er in veel verschillende vormen en voor véél verschillende doelen. Al sinds de middelbare school heb ik – om goed te functioneren – genoeg papierwerk nodig. Tegen het einde van mijn zwangerschap en zéker toen Apie er eenmaal was, werd het echter zo erg, dat ik een systeem heb gecreëerd dat precies past bij mijn leefstijl. Ik ben tot de conclusie gekomen dat één notitieboek of app voor mij niet genoeg is. Ik heb daarom verschillende plekken waar ik verschillende dingen kwijt kan. Sommige dingen schrijf ik liever op papier, terwijl ik andere dingen liever digitaal heb. Sommigen zouden hierdoor juist het overzicht kwijtraken, maar ik functioneer er beter door. Omdat ik vast niet de enige ben, deel ik dit systeem graag met jullie!

Om te beginnen de plek waar ik mijn takenlijstjes kwijt kan: het roze boekje. Ik ben over het algemeen thuis (aan het werk), dus dit boekje is te vinden op de keukentafel. Ik zet er eerst in welke afspraken ik heb, vervolgens schrijf ik in de ochtend de taken op die nog openstaan en wat ik die dag wilde gaan doen. Gaandeweg op de dag zelf, vul ik de lijst aan. Deze werk ik dan in een bepaalde volgorde af. Taken kunnen namelijk onderverdeeld worden in vier categorieën:

 Belangrijk Niet belangrijk
 Dringend Prioriteit: Taken die zo snel mogelijk afgerond moeten worden. Voorkomen: Taken die een dringende deadline hebben, je directe aandacht nodig hebben, maar je niet verder helpen naar je doel. Dit zijn vaak taken die tussendoor komen en vaak van buitenaf. Bijvoorbeeld een telefoontje of een e-mail.
 Niet dringend Tijd voor maken: Taken die binnenkort gedaan moeten worden, voordat ze wél dringend worden. Hierop richten voorkomt dus stress in de toekomst. Beloning: Taken die makkelijk een ander moment kunnen en niet noodzakelijk zijn om te doen. Hier staan de taken die eigenlijk vooral heel erg leuk zijn en meestal gedaan worden om andere taken uit te stellen.

Bedenk bij elke taak dus of het dringend is en of het belangrijk is. Het is de kunst om taken uit het groene vak eerst aan te pakken, daarna de taken uit het gele vak, dan de taken uit het blauwe vak en vervolgens pas de taken uit het rode vak. Probeer ook de taken uit het gele vak zo veel mogelijk weg te houden. Open je mail bijvoorbeeld maar twee keer per dag. Taken uit het rode vak, kun je het beste doen wanneer je niet productief wil zijn. Als beloning. Zorg er ook voor dat je lijstjes niet te lang worden, maximaal tien taken. Dit kan namelijk enorm demotiveren en dat wil je natuurlijk niet.

Alles wat ik verder op papier wil hebben, zet ik in mijn geringde notitieboek. Dit is makkelijk uit te scheuren en mijn pen kan er lekker in blijven. Dit boek verplaats ik steeds door het huis. Net waar ik hem nodig heb. Altijd handig om dingen op te schrijven en als je het niet meer nodig hebt, is de pagina zo weer verdwenen.

Verder ben ik een onwijze fan van alles van Google. Het is overzichtelijk, je raakt het niet snel kwijt, kan makkelijk schakelen tussen accounts, kunt alles makkelijk delen én het is overal toegankelijk! Elke locatie en op elk apparaat. Hier zijn de apps die ik het meest gebruik:

– In Google Calendar heb ik verschillende agenda’s. Eentje voor werk, eentje voor Apie, een logboek van zijn slaapjes en voedingen en eentje voor onze gezamenlijke afspraken. Alles handig in één overzicht, alles gedeeld met Gregory. De agenda’s kunnen aan- en uitgezet worden en ook het invoeren gebeurt in een handomdraai. Ideaal!

Google Keeps gebruik ik voor lijstjes en notities die ik de hele dag door kan aanvullen, ook onderweg. Zo staan hier mijn ideeën voor artikelen per onderwerp, gebaren die ik aan Apie wil leren en vragen die ik wil stellen bij het volgende bezoek aan de kinderarts. Super handig voor de veel voorkomende situaties waarbij ik me in de rij bij de kassa iets bedenk, dat ik anders na het afrekenen alweer vergeten zou zijn.

– In plaats van Microsoft Office, gebruik ik Google Docs. Dit is de online, gratis en veel bruikbaardere versie van Word. Om het zo simpel te houden, vallen er een aantal functies weg. Tot nu toe heb ik daar echter nog niets van gemist, terwijl het wel een hoop toevoegt. Ik kan bijvoorbeeld tegelijkertijd een document bewerken met iemand anders, of mensen alleen laten meelezen. Ook deze documenten kan ik openen waar en hoe ik wil. 


Dit zijn mijn manieren om orde aan te brengen in mijn leven in de chaos. Wat zijn jullie favoriete tools om je leven overzichtelijk te houden? 

Facebook
Twitter
E-mail

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *